Documentation Olivenna

Une seule page, tout y est : pour commencer, les questions courantes par sujet, et la migration depuis un autre outil.

Si quelque chose ici n’est plus à jour, c’est l’application qui a raison et la page qui est en retard. Dites-le-nous pour qu’on corrige : hello@olivenna.com.

Les libellés de l’espace de travail (menus, boutons, réglages) sont donnés en anglais, parce que l’espace de travail est en anglais pour l’instant. La page de réservation que vos clients voient, elle, est offerte en français.

• Pour commencer
• Inventaire
• Personnel et spécialistes
• Horaires et capacité
• Paiements
• Clients et invités
• Questions fréquentes
• Migrer depuis un autre outil

Pour commencer

Un espace de travail Olivenna fonctionnel en 30 minutes. Cette section vous mène de l’inscription à votre première vraie réservation, dans l’ordre où la plupart des entreprises s’installent. Chaque étape peut être sautée ; vous reviendrez à n’importe laquelle plus tard depuis Settings.

Vous n’avez pas besoin de carte de crédit. Vous n’avez rien à importer. Vous n’avez pas besoin de lire toute cette page avant de commencer, mais ça aide de savoir où vous allez.

Ce que vous aurez à la fin

• Un espace de travail avec le nom de votre entreprise, votre emplacement et les activités que vous offrez réellement.
• Votre liste de matériel (ou vos 3 à 5 premiers articles, assez pour faire le tour du processus).
• Au moins un spécialiste dans l’équipe.
• Votre texte de décharge de responsabilité revu.
• Une vraie réservation dans le système.
• Une page de réservation publique en ligne à olivenna.com/votre-slug, prête à partager.

C’est assez pour utiliser Olivenna pour de vrai. Tout le reste (équipe multiutilisateur, personnalisation de la page publique, modèles de notifications, configuration de la facturation, paiements en ligne) se greffe par-dessus.

Avant de commencer

Vous irez plus vite si vous avez ceci sous la main :

• Une liste de votre matériel (planches, vélos, tubas, ce que vous louez) : nom, catégorie, tarif journalier.
• Votre liste de spécialistes : noms, coordonnées, ce qu’ils couvrent.
• Votre texte de décharge actuel : prêt à coller depuis un document ou un courriel.
• Le logo de votre entreprise en PNG ou en JPG (facultatif ; la page fonctionne sans).

Si vous n’avez pas tout ça, ce n’est pas grave. L’inscription est courte et vous pourrez remplir le reste au fur et à mesure.

Étape 1 : Inscription (~1 minute)

Allez sur olivenna.com. Le formulaire d’inscription tient sur un écran, cinq champs :

• Nom de l’entreprise
• Votre nom complet
• Courriel + mot de passe
• Pays (liste déroulante alphabétique complète)

La devise est déduite de votre pays. La langue d’interface par défaut est déduite de votre navigateur. Les deux se modifient depuis Settings → Organization Profile après l’inscription. La ville et le téléphone ne sont pas demandés à l’inscription ; ce sont des champs facultatifs que vous remplirez plus tard.

Toutes les entreprises sont automatiquement sur le forfait unique à 39 $ US par mois ; aucune question sur votre taille. Et vous ne payez pas encore : l’essai dure 14 jours, sans carte de crédit.

Soumettez. L’espace de travail se crée, vous êtes connecté, et vous arrivez directement sur le Dashboard avec le compte à rebours de l’essai de 14 jours dans la barre latérale. Le tableau de bord est vide ; aucune donnée d’exemple, aucun contenu de démonstration. L’adresse de votre page de réservation olivenna.com/{votre-slug} est générée automatiquement à partir du nom de votre entreprise ; renommez-la plus tard depuis Settings → Organization Profile si vous voulez.

Étape 2 : Ajouter votre matériel (~10 minutes)

Depuis la barre latérale : Inventory → Add item.

Pour chaque article :

• Nom / libellé : ce que votre équipe va l’appeler (« Yellow 7'2 fish », « Bike #4 », « Studio A »).
• Catégorie 1 / Catégorie 2 : vos propres libellés de regroupement. Tapez pour filtrer vos libellés existants ou en créer un nouveau sur place (le sélecteur à la Notion). Utilisez la classification qui convient à votre entreprise.
• Activité : à quoi il sert.
• Statut de départ : In service / Needs repair / Retired.
• Détails facultatifs : code court, taille, emplacement, date et coût d’acquisition, prochain entretien.

Le prix ne se règle pas sur la ressource elle-même ; il vit sur l’offre que la ressource alimente (ainsi le même vélo peut se louer 15 € par jour ou 40 € par jour selon le forfait). Voyez « Configurez vos offres » plus bas.

Ajoutez les suppléments de location (combinaisons, leashes, casques, cadenas, palmes, porte-vélos) comme des articles d’inventaire ordinaires, de la même façon. Ce qui fait d’un article un supplément, c’est l’endroit où vous l’attachez : ouvrez l’offre à laquelle il appartient et servez-vous de sa section Add-ons.

Conseil pour l’essai : ajoutez d’abord 3 à 5 de vos articles les plus loués. Vous n’avez pas besoin de tout votre inventaire pour prendre une vraie réservation. Complétez le reste plus tard.

Si vous ne louez pas de matériel (par exemple si vous n’offrez que des randonnées guidées ou du yoga), sautez complètement cette étape. Les activités n’exigent pas de liste de matériel.

Étape 3 : Ajouter vos spécialistes (~5 minutes)

Depuis la barre latérale : People → Add person. Tout le monde vit dans une seule liste People : votre personnel, vos spécialistes, quiconque vous mettez à l’horaire.

Pour chaque personne :

• Nom et au moins une coordonnée (téléphone ou courriel).
• Libellé dans l’espace de travail : Specialist par défaut, renommable par espace de travail (choix proposés : Specialist · Guide · Coach · Teacher · Therapist · Stylist · Photographer · Practitioner · Trainer · Custom). Le mot que vous choisissez est celui que l’application emploie partout pour ces personnes ; l’écran peut donc afficher « Guides » ou « Coaches » plutôt que « Specialists » au moment où vous lisez ceci.
• Niveaux d’élèves préférés : débutant / intermédiaire / avancé (utilisé pour les leçons ; ignoré pour les activités).
• Activités ou catégories de matériel qu’ils couvrent.
• Langues parlées (facultatif).
• Horaire : heures hebdomadaires récurrentes, ou marquez la personne comme sur demande. Si elle est saisonnière ou pigiste, « sur demande » est le bon choix.
• Interrupteur Track certification : désactivé par défaut. Activez-le seulement si vous voulez consigner l’organisme, le numéro et l’échéance de la certification. La plupart des ententes informelles s’en passent.

Si vous voulez qu’ils se connectent et gèrent eux-mêmes leur horaire et leurs disponibilités, utilisez Invite to log in sur leur fiche dans People. Ils reçoivent un courriel pour définir un mot de passe, puis se connectent à une vue ciblée du tableau de bord, limitée à leur propre travail.

Étape 4 : Revoir le modèle de décharge (~3 minutes)

Ouvrez la page Waivers, puis cliquez sur l’engrenage Edit waiver template.

Le modèle de décharge n’est pas dans le menu Settings, et Waivers n’est pas dans la barre latérale. Faites Cmd+K (Ctrl+K sous Windows) et tapez « waivers » pour y arriver ; vous y atterrirez aussi depuis l’alerte de décharges manquantes sur votre tableau de bord. Ça vaut la peine de le mettre en signet la première fois.

Olivenna fournit un modèle générique. Remplacez-le par le vôtre : collez votre texte de décharge existant, enregistrez. Le modèle s’applique ensuite à chaque réservation. Vos clients signent une fois par version du modèle ; si vous modifiez le modèle, ils signent de nouveau une fois, à leur prochaine réservation.

Pour les mineurs, le modèle bascule automatiquement vers une variante de consentement parental quand l’âge du client est inférieur à 18 ans. Une seule signature d’adulte peut couvrir plusieurs mineurs sur la même réservation, ce qui est pratique pour les familles et les sorties scolaires.

Si vous n’avez pas encore de décharge, le modèle par défaut est un point de départ, mais faites-en rédiger et réviser une vraie (localement) avant de prendre de vraies réservations.

Étape 5 : (Facultatif) inviter votre équipe (~2 minutes)

Depuis la barre latérale : People. Ouvrez la fiche d’une personne et utilisez Invite to log in.

Deux rôles pour le personnel :

• Admin : accès complet. Réglages, facturation, personnes, journal d’audit, toutes les opérations.
• Staff : opérations quotidiennes. Calendar, Bookings, Customers, Waivers, Incidents. Offerings, People et Inventory sont réservés aux Admin, tout comme l’ensemble des Settings à l’exception de leur propre profil, de leurs disponibilités et de leurs préférences de notification.

Entrez leur courriel et choisissez le rôle. Ils reçoivent une invitation avec jeton, définissent leur propre mot de passe et arrivent dans l’espace de travail. Vous pouvez changer les rôles ou retirer des personnes à tout moment.

Les spécialistes obtiennent un accès de la même façon, depuis leur fiche dans People. External est simplement le rôle qui leur donne une vue ciblée, limitée à eux-mêmes. Voyez l’étape 3.

Vous pouvez sauter cette étape et travailler en solo ; beaucoup d’entreprises le font le premier mois.

Étape 6 : (Facultatif) connecter Stripe Connect Express (~5 minutes)

Depuis la barre latérale : Settings → Payments → Connect Stripe.

Si vous voulez que vos clients paient en ligne au moment de réserver sur votre page publique, c’est ici que ça se configure. Stripe vous guide dans la vérification d’identité (KYC, environ 5 minutes, entièrement du côté de Stripe). Une fois la connexion faite, chaque paiement de client arrive directement dans votre propre compte Stripe ; Olivenna ne le détient jamais et n’en prend aucune part.

Vous pouvez sauter complètement cette étape. La page de réservation publique fonctionne quand même ; vos clients soumettent leur réservation et vous encaissez à l’arrivée. Connectez Stripe plus tard, quand vous voulez.

Étape 7 : Prendre votre première vraie réservation (~3 minutes)

Cliquez sur New booking dans la page Bookings, ou, dans le Calendar, ouvrez le menu New et choisissez New booking. Suivez les étapes :

1. Qui : cherchez un client existant (ou créez-en un sur place). Obligatoire : prénom, nom et au moins une coordonnée (courriel ou téléphone). Tout le reste est facultatif.
2. Quoi : location, leçon, activité, ou n’importe quelle combinaison.
3. Quand + format : date, heure, palier de durée (location), privé ou partagé (leçon), ou créneau d’activité.
4. Matériel + suppléments (location + leçon) : choisissez dans la liste triée intelligemment. Les articles qui correspondent au profil du client remontent en tête avec une étiquette « recommandé ».
5. Spécialiste (leçon + activité) : seules les personnes disponibles à ce moment-là apparaissent. Les spécialistes sur demande portent un marqueur « à confirmer ».
6. Décharge : le client signe sur votre appareil. Le tracé ou le nom tapé fonctionnent tous les deux.
7. Signature de sortie (locations) : le client atteste du matériel et de son état par une signature sur votre appareil. Vous pouvez aussi prendre une photo de sortie.
8. Mode de paiement : pour les réservations créées par le personnel : envoyer un lien de paiement par courriel / marquer comme payé (comptant) / marquer comme payé (autre) / déjà payé à l’externe.
9. Confirmer : relisez le sommaire, confirmez. La réservation passe à Confirmed (ou à Pending approval si vous avez activé cette option).

Une confirmation imprimable s’affiche pour que le client reparte avec quelque chose de tangible. Un courriel de confirmation arrive dans sa boîte de réception en moins de 30 secondes s’il vous a donné un courriel.

C’est tout. Vous venez d’atteindre le moment d’activation, celui à l’aune duquel Olivenna se mesure.

Quoi faire ensuite (à votre rythme)

Maintenant que la base fonctionne, ajoutez ces éléments au fur et à mesure de vos besoins :

• Personnaliser la page de réservation publique : Settings → Booking pages. Modifiez la description et vérifiez ce qui est réservable de l’extérieur. Partagez l’adresse.
• Modifier les modèles de courriels que vos clients reçoivent : Settings → Customer communications. Les modèles par défaut sont dans notre voix ; modifiez-les pour qu’ils sonnent comme vous.
• Régler vos propres préférences de notification : Settings → My notification preferences. Ce dont Olivenna vous avertit vous, distinct de ce qu’elle envoie à vos clients.
• Définir les limites de taille de groupe, les dates de fermeture et l’option d’approbation : elles vivent sur chaque offre, pas dans Settings. Ouvrez l’offre depuis Offerings et modifiez-la là.
• Connecter Stripe si vous avez sauté l’étape 6 : Settings → Payments.
• Choisir une politique de remboursement : Settings → Cancellation and refunds. Trois modèles (Flexible / Modérée / Stricte) ; personnalisez les paliers au besoin.
• Ajouter le reste de votre matériel et de vos spécialistes.
• Ajouter votre carte (Settings → Billing) avant le 15e jour, ou laissez aller et décidez au message du 12e jour.

L’accueil de votre tableau de bord est volontairement calme : une liste de configuration tant que vous démarrez, un rappel si votre page de réservation n’est pas en ligne ou si les paiements ne sont pas encore configurés, et le lien de votre page de réservation prêt à copier. Une fois la liste terminée, elle disparaît. Le travail quotidien se fait dans Calendar et Bookings, pas ici.

Bloqué ?

Quelques situations qui reviennent :

• Vous ne voyez pas un spécialiste dans le processus de nouvelle réservation ? Vérifiez son horaire ; il n’est peut-être pas marqué comme disponible pour cette plage. Ou il est sur demande (ce qui l’affiche avec un marqueur différent).
• Un article semble « sorti » alors que vous l’avez devant vous ? La location précédente n’a pas été rentrée. Ouvrez cette réservation, trouvez la ligne de location et cliquez sur Check in.
• La page de réservation publique renvoie une erreur 404 ? Le slug n’est pas encore défini : Settings → Organization Profile → définissez un slug. Ou votre espace de travail est en lecture seule, voyez Settings → Billing.
• Vous avez retiré un article par accident ? Ouvrez Inventory, dépliez Retired inventory au bas de la liste, puis cliquez sur Restore.

Écrivez à hello@olivenna.com ou utilisez la bulle de message dans l’application. Langage clair, réponse en général en un jour ouvrable. Les 50 premières entreprises ont le fondateur en direct. C’est Robin.

30 minutes, c’est la cible. Si ça vous en a pris 45, c’est très bien aussi. Si ça vous en a pris 90, dites-nous où ça a traîné ; la vitesse d’installation est une des choses sur lesquelles nous nous mesurons, et vos commentaires la corrigent pour la personne suivante.

Inventaire

Comment le matériel fonctionne dans Olivenna

Chaque article louable est une ligne : nom, catégorie, activité, caractéristiques, tarif journalier, statut. Le statut est opérationnel : In service / Needs repair / Retired. L’état n’est pas une échelle permanente ; il est consigné au retour de chaque location, pour que vous voyiez dans quelle forme un article est revenu. Chaque location écrit une ligne au registre, ce qui vous donne toute la vie d’un article : qui l’a utilisé, quand il a été rendu, et l’état consigné au retour.

Suppléments de location

Les combinaisons, leashes, casques, cadenas, palmes et porte-vélos vivent comme leur propre classe d’inventaire, distincte de l’article principal mais rattachable à n’importe quelle location. Les suppléments ont leur propre tarif journalier et n’occupent pas de « place de matériel » dans le processus de réservation. Pratique quand une pièce d’équipement se loue avec des extras facultatifs.

Locations sur plusieurs jours, à la semaine, à l’heure

Chaque article accepte des tarifs par palier : à l’heure, demi-journée, journée, plusieurs jours, semaine. Réglez-les par article ou comme valeur par défaut de l’espace de travail. Le processus de réservation choisit le bon palier selon la durée que le client sélectionne. Les locations mensuelles ne sont pas prises en charge en V1 (la V1 s’arrête à la semaine).

Photos de preuve et signatures de sortie

Des photos facultatives de sortie et de retour s’attachent aux lignes du registre et s’affichent côte à côte comme preuve avant / après. Utile pour les litiges de dommages et pour la documentation d’assurance.

La signature de sortie est obligatoire sur chaque location : le client atteste du matériel et de son état par une signature sur l’appareil du personnel avant que l’équipement quitte les lieux.

Articles retirés

Retirez un article quand il est brisé, perdu, volé ou en fin de vie : ouvrez-le et cliquez sur Retire. Il sort de votre liste principale et des nouvelles réservations, et réapparaît dans une section repliée Retired inventory au bas de la page Inventory. Le retrait consigne la date et la raison que vous donnez. Rien n’est supprimé, et Restore remet un article en place si vous en retirez un par erreur.

Personnel et spécialistes

Deux rôles pour le personnel : Admin et Staff

La V1 offre un espace de travail multiutilisateur avec deux rôles pour le personnel :

• Admin : accès complet. Réglages, facturation, personnes, journal d’audit, toutes les opérations.
• Staff : opérations quotidiennes. Calendar, Bookings, Customers, Waivers, Incidents. Offerings, People et Inventory sont réservés aux Admin, tout comme l’ensemble des Settings à l’exception de leur propre profil, de leurs disponibilités et de leurs préférences de notification.

Invitez vos collègues depuis leur fiche dans People (Invite to log in). Une protection empêche l’espace de travail de se retrouver sans aucun Admin. Le journal d’audit consigne chaque changement de réglage, de rôle et d’accès.

Accès des spécialistes

Les spécialistes se connectent avec leur propre compte et voient une vue ciblée du même tableau de bord, limitée à leur propre travail : leurs séances au calendrier, les réservations qui leur sont assignées, les clients de ces réservations, et leurs propres disponibilités (heures récurrentes, congés, jours de maladie) dans les réglages. Ils n’ont aucune visibilité sur les autres spécialistes, sur les réglages de l’espace de travail ni sur la facturation.

Cette vue ciblée élimine les allers-retours du genre « je travaille à quelle heure demain ? ». Ils consultent leur propre horaire, l’entreprise voit leurs changements.

Travailler dans plusieurs entreprises

En V1, chaque compte de spécialiste est rattaché à un seul espace de travail. Si un spécialiste travaille dans trois entreprises qui utilisent Olivenna, il aura trois accès distincts. Les comptes multi-espaces (un seul accès, plusieurs entreprises) sont au programme de la V2 : la base de données est déjà prête, le processus de connexion ne l’est pas.

Horaires et capacité

Récurrence hebdomadaire + exceptions par jour + sur demande

Les disponibilités se saisissent en trois couches, appliquées par ordre de priorité :

1. Horaire hebdomadaire récurrent avec des heures fixes par jour de semaine (ou un indicateur « disponible sur demande »).
2. Exception pour une date précise.
3. Plages de congé qui priment sur tout le reste à l’intérieur d’un intervalle de dates.

Les spécialistes sur demande apparaissent dans le processus de réservation avec un marqueur à confirmer plutôt qu’avec un horaire ferme.

Règles de capacité : leçons et activités

Les leçons appliquent un modèle de mixité de niveaux à trois limites :

• Groupe de débutants seulement → la limite « débutant » s’applique.
• Débutants + intermédiaires → la limite « débutant » s’applique (le niveau le plus bas fixe la limite).
• Intermédiaires + avancés → la limite « intermédiaire » s’applique.
• Débutants + avancés : interdit dans le même groupe.

Les activités appliquent une seule limite de taille de groupe, uniforme.

Les limites se définissent sur l’offre elle-même, pas pour tout l’espace de travail, et peuvent être remplacées par spécialiste.

Sécurité contre les réservations simultanées

Si deux membres du personnel (ou un membre du personnel et la page de réservation publique) tentent de réclamer le même créneau de spécialiste ou le même article au même moment, la deuxième tentative reçoit « plus disponible, choisissez autre chose ». Aucune double réservation.

Si une réservation venue d’un canal externe (FareHarbor, Bookeo, etc.) tombe sur un créneau déjà réservé dans Olivenna, les deux apparaissent au tableau de bord avec une alerte de conflit possible et vous décidez laquelle l’emporte.

Dates de fermeture

Les dates de fermeture valables pour tout l’espace de travail (jours fériés, événements locaux, etc.) priment sur l’horaire de chaque spécialiste aux dates indiquées. Réglez-les depuis Settings → Operating hours, en même temps que vos heures d’ouverture.

Paiements

Connecter Stripe Connect Express

Si vous voulez que vos clients paient en ligne sur votre page de réservation publique, connectez Stripe depuis Settings → Payments. Stripe vous guide dans la vérification d’identité (environ cinq minutes, entièrement du côté de Stripe, vous gardez votre propre compte Stripe). Une fois la connexion faite, chaque paiement de client arrive directement dans votre propre compte Stripe. Olivenna ne le détient jamais et n’en prend jamais une part.

Connectez Stripe à l’inscription ou plus tard, quand vous voulez. Sauter cette étape ne pose pas de problème ; la page publique fonctionne quand même.

Paiement en ligne ou à l’arrivée

Chaque espace de travail choisit une politique de paiement dans Settings → Payments :

• En ligne seulement : chaque réservation faite sur votre page publique est payée par prélèvement direct Stripe Connect Express. Apple Pay et Google Pay sont visibles d’emblée grâce à l’Express Checkout Element de Stripe.
• À l’arrivée seulement : votre page publique indique à vos clients que « le paiement est encaissé à l’arrivée » ; ils soumettent leur réservation et vous paient directement quand ils se présentent.

La V1 offre ces deux modes. Au choix du client (laisser la personne décider au moment de réserver) est prévu en V2.

Aucune commission, jamais

Nous ne prenons aucune part de ce que vous vendez. Point. L’abonnement de 39 $ US par mois est le seul revenu qu’Olivenna tire de vous. Les frais de traitement standards de Stripe sont retenus sur votre versement, pas sur les livres d’Olivenna.

C’est garanti par l’architecture : les prélèvements directs Stripe Connect Express envoient l’argent de la carte du client droit dans votre compte Stripe, sans frais d’application du côté d’Olivenna. Olivenna n’entre jamais dans le périmètre PCI.

Politiques de remboursement (Flexible / Modérée / Stricte)

Trois modèles, choisis par espace de travail depuis Settings → Cancellation and refunds :

• Flexible : remboursement complet jusqu’à 24 heures avant la réservation ; aucun remboursement après.
• Modérée : remboursement complet jusqu’à 7 jours avant ; 50 % dans les 24 heures ; aucun remboursement après.
• Stricte : 50 % jusqu’à 7 jours avant ; aucun remboursement après.

Chaque modèle accepte des modifications de paliers sur place ({ hours_before, refund_percent }). Deux indicateurs : weather_full_refund (modifiable, désactivé par défaut) et operator_fault_full_refund (verrouillé actif : si vous annulez ou reportez, le client obtient toujours un remboursement complet).

La politique de remboursement est figée sur chaque réservation au moment de sa création ; modifier la politique de votre espace de travail ne change jamais rétroactivement les réservations existantes.

La V1 prévoit une seule politique par espace de travail. Les exceptions par activité sont prévues en V2.

Émettre des remboursements

Depuis le détail de la réservation, en un clic. Approuvé par l’entreprise seulement en V1. Le remboursement part de votre solde Stripe, pas de celui d’Olivenna. Le client reçoit automatiquement un courriel de confirmation de remboursement ; l’historique de la réservation consigne l’opération.

Options de paiement lancées par le personnel

Quand vous créez une réservation au comptoir, l’étape du mode de paiement offre quatre options :

• Envoyer un lien de paiement par courriel : un lien de paiement Stripe rattaché à votre compte Connect. Le client tape dessus et paie par Apple Pay, Google Pay ou carte, sur son propre appareil.
• Marquer comme payé (comptant) : indicateur de statut interne, aucun prélèvement Stripe.
• Marquer comme payé (autre) : virement bancaire, terminal en personne, tout autre moyen hors d’Olivenna.
• Déjà payé à l’externe : pour les réservations arrivées par un canal (FareHarbor, Bookeo, etc.) où le canal a déjà encaissé.

Le paiement sans contact est prévu en V1.1. Stripe Terminal, MOTO et la carte enregistrée au dossier sont prévus en V2.

La facturation de votre abonnement Olivenna

Olivenna coûte 39 $ US par mois, prix fixe, pour toutes les entreprises. Essai de 14 jours sans carte de crédit ; si vous n’ajoutez pas de carte avant le 15e jour, votre espace de travail passe en lecture seule et vos données sont conservées 30 jours.

Stripe Tax gère automatiquement la TVA, la taxe de vente et la TPS selon votre pays, y compris l’autoliquidation de la TVA pour le B2B dans l’Union européenne. Stripe Adaptive Pricing affiche l’équivalent dans la devise de l’acheteur au moment du paiement (EUR, GBP, etc.) ; le prix affiché reste ancré en dollars américains.

Si votre carte est refusée, nous réessayons sur environ 14 jours (Stripe Smart Retries), nous vous écrivons en langage clair, puis nous passons en lecture seule au 7e jour d’échec et nous annulons au 30e jour.

Clients et invités

Fiches clients : quoi consigner

Les champs obligatoires sont réduits au minimum : prénom, nom, et au moins une coordonnée (courriel ou téléphone). Tout le reste est facultatif et n’est demandé que quand ça compte : taille, poids, aisance en eau ; date de naissance (bascule automatiquement vers la décharge avec consentement parental si la personne a moins de 18 ans) ; langue préférée pour les courriels de confirmation.

Les clients de retour font remonter leur dernier matériel, leur dernier spécialiste et leur dernière décharge sous forme de reprises en un clic.

La même fiche client est créée que la réservation vienne du comptoir, du libre-service (la page de réservation publique) ou de l’importation d’un canal externe : une seule identité pour tous les chemins.

Décharges numériques et consentement parental

La décharge fait partie de chaque réservation. Votre client la lit (dans sa langue préférée si vous en avez configuré une) et la signe en dessinant à l’écran ou en tapant son nom. La signature, l’horodatage, l’adresse IP, l’agent utilisateur et la version du modèle de décharge sont conservés avec la fiche client et la réservation.

Une fois qu’un client a signé votre modèle actuel, il ne signe plus lors des réservations suivantes, jusqu’à ce que vous modifiiez le modèle : il signe alors de nouveau une fois, à sa prochaine réservation.

Pour les mineurs, la décharge bascule vers une variante de consentement parental. Une seule signature d’adulte peut couvrir plusieurs mineurs sur la même réservation, ce qui est pratique pour les familles et les sorties scolaires.

Page de réservation publique

Votre entreprise obtient une page de réservation publique hébergée par Olivenna à olivenna.com/{votre-slug}. Pensée pour le mobile d’abord, indexable, en EN / PT / ES / FR. Vos clients parcourent ce que vous offrez à la réservation (matériel + activités + spécialistes), choisissent ce qu’ils veulent, remplissent leurs coordonnées, signent la décharge et, si vous avez configuré Stripe Connect, paient par Apple Pay, Google Pay ou carte.

La page affiche votre image de marque (logo, nom) ; personnalisez-la depuis Settings → Booking pages. Les domaines personnalisés ne sont prévus ni en V1 ni en V2 ; ce sera plutôt de l’ordre de la V3 s’il y a assez de demande.

Est-ce que la page va sortir dans Google ? Elle est construite pour être indexable : adresses propres, titres et descriptions de page corrects, données structurées pour les activités, image Open Graph tirée de votre logo. Donc en principe, oui. Le classement dépend des facteurs habituels, hors du contrôle d’Olivenna : liens entrants, ancienneté de la page, profondeur du contenu, concurrence locale.

Notifications : courriel seulement en V1

Trois courriels transactionnels vers votre client :

• Confirmation de réservation dans les 30 secondes suivant la confirmation. Contient la référence de réservation, quoi / quand / où, le spécialiste, les coordonnées de l’entreprise et la politique d’annulation.
• Rappel la veille, la veille, à votre heure locale.
• Modification ou annulation quand une réservation est modifiée ou annulée. Le motif est présenté en langage clair.

Si un client a payé en ligne et que vous émettez un remboursement, un courriel de confirmation de remboursement part aussi automatiquement.

Tous les courriels portent votre image de marque. Les modèles sont modifiables par espace de travail depuis Settings → Customer communications.

Les SMS, les alertes du jour même, les listes de vérification avant l’arrivée, les demandes d’avis après la séance et les notifications WhatsApp sont tous prévus en V2.

Langues

L’espace de travail (ce que votre équipe utilise) est en anglais au lancement. Le portugais, l’espagnol et le français arrivent progressivement à mesure que des entreprises de ces marchés se joignent ; choisissez votre langue par défaut à l’inscription ou changez-la depuis Settings → Organization Profile.

La page de réservation publique est offerte en EN / PT / ES / FR dès le premier jour.

Pour votre abonnement, le prix est affiché en dollars américains (39 $ US par mois, prix fixe), mais Stripe montre l’équivalent dans la devise de l’acheteur au moment du paiement (EUR, GBP, etc.) et gère la conversion automatiquement.

Pour vos clients (la devise qu’ils voient sur votre page publique), vous choisissez au niveau de l’espace de travail : EUR, USD, GBP, AUD, BRL, MAD, IDR, LKR.

Réservations venues de FareHarbor, Bookeo, GetYourGuide ou de votre propre site

Deux options, toutes deux en V1 :

• Renvoi vers l’externe (formule A) : le client réserve sur le canal externe. À son arrivée (ou quand vous traitez la réservation plus tard), vous faites référence à la réservation externe en la créant dans Olivenna. La réservation apparaît avec une étiquette channel: FareHarbor (ou le canal concerné).
• Importation unidirectionnelle (formule B) : le canal externe pousse la réservation vers Olivenna par webhook ou par récupération iCal. Elle arrive automatiquement, marquée du nom du canal.

Si une réservation importée tombe sur un créneau que vous avez déjà réservé, les deux apparaissent au tableau de bord avec une alerte de conflit possible et vous décidez laquelle l’emporte.

La synchronisation bidirectionnelle (Olivenna qui renvoie votre inventaire vers FareHarbor, Bookeo, etc.) est prévue en V2.

Questions fréquentes

Les questions transversales qui ne se rangent pas proprement sous un seul sujet. Choisissez la section qui vous concerne.

À propos d’Olivenna

Qui est derrière Olivenna ?

Olivenna est bâti par Robin Mazure, un Canadien qui travaille depuis des années en logiciel et en conseil et qui a remarqué que les petites entreprises géraient leurs réservations sur des tableaux blancs, du papier et WhatsApp pendant que leurs clients réservaient tout le reste sur des applications grand public. Olivenna est la réponse à cet écart.

Pour l’instant, c’est une opération d’une seule personne. C’est délibéré, pas une étape de croissance dont nous aurions honte : une petite équipe veut dire qu’on avance vite, qu’on livre propre, et qu’on n’a pas besoin de prélever un pourcentage sur vos réservations pour nourrir un service des ventes.

Pourquoi faites-vous ça ?

Parce que le choix dans ce domaine se résumait à ceci : payer plus de 300 $ US par mois pour une plateforme d’entreprise conçue pour les gros joueurs, verser de 6 à 8 % de commission à une place de marché, ou gérer ses réservations sur papier. Rien de tout ça ne convient à une petite entreprise qui fait de la location, des leçons, des cours, des visites guidées ou des rendez-vous côte à côte avec un budget de moins de 50 $ US par mois. Olivenna est bâti précisément pour cet écart : 39 $ US par mois, prix fixe, aucune commission, conçu calmement pour les petites entreprises.

Comment Olivenna est-il financé ?

En autofinancement. Olivenna n’a aucun investisseur externe et aucun projet d’en chercher. Le modèle d’affaires est simple : les entreprises paient un abonnement, les coûts d’Olivenna sont bas, et les chiffres fonctionnent à une échelle modeste. Aucune horloge de capital-risque, aucune pression de croissance à tout prix.

Combien d’entreprises utilisent Olivenna aujourd’hui ?

Nous sommes en accès anticipé. La première cohorte s’installe en ce moment, surtout au Portugal et au Maroc, où le fondateur est présent sur le terrain. Les chiffres seront publics sur le site une fois franchie la première étape significative. Si vous voulez un vrai chiffre aujourd’hui, écrivez-nous ; nous vous le dirons franchement.

Qu’arrive-t-il à mes données si Olivenna ferme ?

Deux choses. D’abord, vous pouvez exporter vos données (clients, réservations, décharges signées, registre du matériel) à tout moment, dans un format lisible par machine. Vos données vous appartiennent. Ensuite, si Olivenna devait un jour cesser ses activités, vous seriez prévenu à l’avance, avec le temps d’exporter et de migrer. Nous ne disparaîtrons pas du jour au lendemain.

Puis-je parler à une entreprise cliente en référence ?

Dès que nous aurons des clients à l’aise de témoigner publiquement, ils seront présentés sur le site. Pendant que nous sommes encore en accès anticipé, écrivez à hello@olivenna.com et nous vous mettrons directement en contact avec une entreprise qui utilise Olivenna et qui accepte d’en parler.

Facturation, essai et compte

Comment je m’inscris ? Ai-je besoin d’une carte de crédit ?

Allez sur olivenna.com, entrez le nom de l’entreprise, votre nom, votre courriel et un mot de passe, puis votre pays. Environ 30 secondes. Toutes les entreprises sont automatiquement sur le forfait unique à 39 $ US par mois. Aucune carte de crédit requise pour l’essai de 14 jours.

Si vous n’ajoutez pas de carte avant le 15e jour, votre espace de travail passe en lecture seule et vos données sont conservées 30 jours. La réactivation se fait en un clic.

Qu’est-ce qui se passe pendant l’essai de 14 jours ?

• Jour 0 : inscription, la barre latérale affiche le compte à rebours de l’essai. L’espace de travail est vide : votre premier geste est d’ajouter du matériel, des clients et des spécialistes.
• Jour 7 : un court courriel de suivi. La plupart des entreprises ont leur première vraie réservation à ce stade.
• Jour 12 : un message dans l’application vous demande si vous voulez continuer. Un seul bouton, aucune mise en scène de vente.
• Jour 14 : si vous avez ajouté une carte, votre abonnement commence le lendemain. Sinon, le 15e jour vous fait passer en lecture seule.

Aucun appel téléphonique, aucun parcours de rétention, aucuns frais-surprises.

Puis-je mettre mon abonnement en pause pendant la saison morte ?

Pas comme fonction intégrée en V1. Ce qui fonctionne aujourd’hui : annulez avant votre saison morte, vos données restent conservées 90 jours, et la réactivation se fait en un clic à la réouverture.

Une vraie option de pause saisonnière est sur la liste de la V2 ; c’est une des questions les plus posées par les acheteurs de la V1, surtout par les entreprises des marchés saisonniers qui ferment de décembre à février.

Comment j’annule mon abonnement Olivenna ?

En un clic dans le portail client Stripe (Settings → Billing → Manage subscription). Aucun appel de rétention, aucun parcours du genre « êtes-vous certain ? », aucun sondage de départ à moins que vous choisissiez d’en laisser un (c’est facultatif et ça prend 30 secondes).

Vous gardez l’accès complet jusqu’à la fin de la période que vous avez payée. Après quoi votre espace de travail passe en lecture seule et vos données sont conservées 90 jours. La réactivation se fait en un clic pendant cette fenêtre.

Est-ce que vous remboursez l’abonnement Olivenna ?

Aucun remboursement partiel sur l’abonnement. Si vous annulez en milieu de mois, vous gardez l’accès jusqu’à la fin de la période payée ; nous ne calculons pas au prorata. Aucuns frais d’annulation, aucun contrat, aucun bouton d’annulation caché.

C’est distinct des remboursements que vous accordez à vos propres clients sur leurs réservations ; ceux-là relèvent de votre politique de remboursement et passent par le moteur de remboursement d’Olivenna (voyez Paiements → Politiques de remboursement).

Pour les grandes entreprises et les chaînes

Vous êtes employé par une plus grande entreprise ou par une chaîne. Vous avez un processus d’approbation. Il vous faut des factures, des contrats, des réponses en conformité. Olivenna coûte 39 $ US par mois, alors la friction ici est surtout procédurale, mais les questions sont réelles.

Puis-je gérer plusieurs établissements sur un seul compte ?

Pas en V1. La V1, c’est un espace de travail par entreprise, un abonnement par entreprise. Les comptes multiétablissements sont au programme de la V2, au prix verrouillé de 39 $ US par mois par établissement actif (aucun rabais de volume, aucun supplément par compte ; ça garde les calculs simples).

Pour l’instant, si vous exploitez trois établissements, vous avez trois espaces de travail et trois abonnements. C’est la réponse honnête.

Puis-je obtenir une facture avec TVA pour mon entreprise ?

Oui. Stripe gère la facturation et émet automatiquement des factures au nom de votre entreprise avec votre numéro de taxe, une fois que vous les avez ajoutés dans le portail client. Stripe Tax applique aussi correctement la TVA pour les acheteurs de l’Union européenne, y compris l’autoliquidation pour le B2B.

Vous pouvez télécharger chaque facture en PDF depuis le portail client, les envoyer à votre comptable ou les importer dans votre logiciel comptable.

Avez-vous une entente de traitement des données (DPA) ?

Oui, un modèle de DPA est disponible sur demande. Écrivez à hello@olivenna.com et nous vous enverrons la version courante. Elle couvre les rôles au sens du RGPD (vous êtes le responsable du traitement, Olivenna est le sous-traitant), notre liste de sous-traitants ultérieurs, nos engagements de notification en cas de violation, et la suppression des données à la fin du contrat.

Êtes-vous certifiés SOC 2 ou ISO 27001 ?

Pas encore. Les deux certifications demandent un temps et un coût considérables qui ne se rentabilisent pas à notre taille actuelle. Nous suivons les pratiques que SOC 2 codifie (chiffrement en transit et au repos, accès selon les rôles, journalisation d’audit, préparation à la notification de violation), mais sans l’audit formel.

Si votre responsable de la conformité exige une certification avant d’approuver, nous ne sommes pas encore le bon choix. S’il accepte plutôt un questionnaire de sécurité, nous le remplirons.

Quelle est votre garantie de disponibilité ?

La V1 n’offre pas d’entente de niveau de service formelle. Olivenna roule sur Supabase et Vercel, deux plateformes au solide historique de disponibilité, mais nous n’avons pas l’équipe d’exploitation que vous attendriez d’un outil à 99 $ US ou 300 $ US par mois.

L’état du service et l’historique des incidents seront visibles sur une page d’état publique. Si votre exploitation ne peut vraiment pas tolérer une panne occasionnelle, nous ne sommes probablement pas le bon choix ; soyez honnête avec vous-même avant de vous inscrire.

Où mes données sont-elles physiquement conservées ?

Pour les entreprises de l’Union européenne, dans des centres de données de la région européenne (Francfort par défaut, sur l’infrastructure européenne de Supabase). Pour les autres, dans la région la plus proche disponible. Nous ne déplaçons pas les données d’une région à l’autre sans vous le dire. L’emplacement des serveurs est nommé dans le DPA.

Pour les spécialistes

Vous avez reçu un courriel d’une entreprise qui vous demande de créer un compte Olivenna. Vous vous demandez ce que c’est et si vous êtes obligé.

Pourquoi l’entreprise m’a-t-elle envoyé une invitation à Olivenna ?

L’entreprise utilise Olivenna pour gérer ses horaires. Vous inviter veut dire que vous aurez votre propre accès, où vous pourrez voir votre horaire, modifier vos propres disponibilités (heures récurrentes, congés, jours de maladie) et mettre à jour votre profil. Le but est d’enlever les allers-retours du genre « je travaille à quelle heure demain ? ». Vous consultez votre propre horaire, l’entreprise voit vos changements.

Suis-je obligé de l’utiliser ? Est-ce que ça me coûte quelque chose ?

Olivenna est gratuit pour vous ; c’est l’entreprise qui paie l’abonnement. Que vous l’utilisiez ou non, c’est une conversation entre vous et elle.

Si vous préférez continuer à envoyer vos disponibilités par WhatsApp, ça vous regarde tous les deux. L’entreprise peut quand même gérer votre horaire manuellement dans Olivenna sans que vous vous connectiez. L’accès existe pour simplifier la vie, pas pour ajouter du travail.

Je travaille dans plusieurs entreprises. Vont-elles voir les données des autres ?

Non. En V1, chaque compte de spécialiste est rattaché à un seul espace de travail. Les autres entreprises ne peuvent pas voir vos données, vos disponibilités ni votre horaire avec celle-ci.

Si vous travaillez dans trois entreprises qui utilisent Olivenna, vous aurez trois accès distincts. Les comptes multi-espaces (un seul accès, plusieurs entreprises) sont au programme de la V2.

Pour les invités qui réservent sur la page publique

Vous êtes arrivé sur olivenna.com/{slug-de-l-entreprise} et vous réservez une leçon, une visite, une location ou un rendez-vous. Vous ne lirez probablement pas cette section à moins que quelque chose vous semble bizarre, mais si vous êtes ici, voici les réponses.

Est-ce que je réserve vraiment avec l’entreprise, ou avec un intermédiaire ?

Directement avec l’entreprise. Olivenna est le logiciel que l’entreprise utilise pour gérer ses réservations, un peu comme un restaurant utiliserait OpenTable. Olivenna ne prend aucune commission et ne détient pas votre argent. Si vous payez sur la page de réservation, le montant va directement dans le compte Stripe de l’entreprise ; Olivenna est le câblage entre le formulaire et Stripe, pas un intermédiaire qui prélève sa part.

Comment je paie ?

Deux possibilités, selon l’entreprise :

• Si l’entreprise accepte les paiements en ligne : vous payez sur la page de réservation au moment de soumettre. L’argent va directement à la banque de l’entreprise ; Olivenna ne le détient pas, n’en prend aucune part et ne s’interpose pas dans votre paiement.
• Si l’entreprise encaisse à l’arrivée : vous soumettez la réservation maintenant et vous payez l’entreprise directement en vous présentant. Aucune donnée de carte n’est recueillie en ligne.

Dans les deux cas, la page de réservation vous dit quel mode s’applique avant que vous soumettiez, et votre courriel de confirmation reprend les détails.

Pourquoi est-ce que toutes les entreprises n’acceptent pas les paiements en ligne ?

C’est le choix de l’entreprise. Certaines préfèrent le comptant à l’arrivée, d’autres n’ont pas encore connecté Stripe, et d’autres aiment simplement la simplicité du « on règle ça quand vous arrivez ». Rien de tout cela n’a à voir avec Olivenna ; vous réservez directement avec l’entreprise dans tous les cas.

Comment j’annule ou je modifie ma réservation ?

Vous pouvez le faire vous-même : ouvrez votre compte depuis le lien de votre courriel de confirmation, où vous pouvez reporter ou annuler dans les limites de la politique d’annulation de l’entreprise. Vous pouvez aussi répondre au courriel de confirmation ou contacter l’entreprise directement (courriel ou téléphone ; les deux sont sur la confirmation). Dans tous les cas, vous recevrez un courriel automatique de modification ou d’annulation.

Pourquoi me demandez-vous mon aisance en eau, mon poids ou mon âge ?

Pour les activités où ça compte. Les leçons de surf et de planche à pagaie ont besoin de l’aisance en eau pour la sécurité. Le matériel à taille (planches, combinaisons, vélos) est ajusté selon la taille, le poids et le niveau, pour que vous ayez le bon équipement. L’âge peut faire basculer une décharge vers une variante de consentement parental si vous avez moins de 18 ans.

Passez ce qui ne s’applique pas ; la plupart des champs sont facultatifs. L’entreprise ne demande que ce dont elle a vraiment besoin.

Données et confidentialité

Où mes données sont-elles conservées ?

Les données clients sont sur Supabase, en région européenne pour les entreprises de l’Union européenne. Les renseignements personnels d’une fiche client sont purgés automatiquement 24 mois après la dernière activité, ce qui est configurable.

Et les demandes des personnes concernées au sens du RGPD ?

Si un client demande à consulter, exporter ou supprimer ses données : ouvrez sa fiche depuis la page Customers et utilisez le bouton d’exportation ou de suppression. L’exportation vous donne un fichier lisible par machine que vous pouvez lui envoyer. La suppression efface définitivement la fiche ou l’anonymise (s’il y a des réservations à conserver pour des raisons fiscales ou d’assurance).

La V1 traite les demandes RGPD manuellement par un compte Admin. Un portail libre-service pour les clients est sur la liste de la V2.

Intégrations

Est-ce qu’Olivenna fonctionne avec Cloudbeds ?

Pas encore. Cloudbeds gère vos chambres, Olivenna gère vos activités. Les deux sont complémentaires, pas concurrents. Une intégration Cloudbeds est au programme de la V2 ; l’objectif est de faire circuler proprement le client et le contexte du séjour entre les deux, pour que vous n’entriez pas deux fois la même personne.

En V1, vous les faites rouler côte à côte. Ça fonctionne, mais vous ferez un peu de saisie manuelle de clients.

Mes clients peuvent-ils recevoir leurs confirmations par WhatsApp au lieu du courriel ?

Pas en V1. La V1 offre trois courriels transactionnels (confirmation, rappel la veille, modification ou annulation) et c’est tout. L’intégration de l’API WhatsApp Business est sur la liste de la V2, parce que nous savons que c’est là que vos clients se trouvent vraiment. Pour l’instant, le courriel plus vos habitudes WhatsApp existantes, c’est la combinaison qui fonctionne.

Puis-je utiliser mon propre domaine pour la page de réservation ?

Ni en V1 ni en V2. Votre page vit à olivenna.com/votre-slug. Les domaines personnalisés sont sur la feuille de route à long terme (plutôt de l’ordre de la V3) ; ils demandent un travail d’infrastructure qui ne se rentabilise pas à notre taille actuelle. Si c’est rédhibitoire pour vous, dites-le-nous ; nous suivons les demandes et nous nous en servons pour prioriser.

Migrer depuis un autre outil

Si vous gérez déjà vos activités avec un autre outil (ou dans un cahier), vous n’avez pas à tout basculer en une journée. Ce qui fonctionne : installez Olivenna en parallèle pendant une semaine, faites passer quelques vraies réservations par les deux, et migrez quand le deuxième outil ne fait plus rien que vous ne puissiez faire dans Olivenna.

Cette section couvre les quatre points de départ les plus courants. Choisissez celui qui se rapproche le plus de votre situation.

Nous n’avons pas d’outil d’importation en un clic. Le format d’exportation de chaque outil est différent et les décisions de correspondance comptent. La bonne nouvelle : les données dont vous avez réellement besoin sont assez peu nombreuses pour qu’une installation manuelle vous donne un tableau de bord fonctionnel en 30 à 60 minutes (voyez Pour commencer plus haut).

Depuis FareHarbor

Ce que vous gardez : votre historique de réservations (exportez-le d’abord depuis FareHarbor, il vous appartient), votre liste de clients, votre texte de décharge, votre catalogue d’activités.

Ce qui change :

• Aucune commission. FareHarbor prend 6 % sur les réservations directes et 8 % sur les réservations d’agences en ligne. Olivenna ne prend rien, seulement l’abonnement de 39 $ US par mois. Pour une entreprise qui fait 3 000 $ US par mois de revenus d’activités, c’est environ 180 à 240 $ US par mois qui restent dans vos poches, chaque mois.
• Pensé pour le mobile d’abord. L’application iOS de FareHarbor accompagne un produit conçu pour l’ordinateur. Olivenna est bâti pour le téléphone d’abord ; les mêmes écrans s’affichent sur mobile et sur ordinateur, sans compromis.
• Une installation qui se mesure en minutes, pas en semaines. Vous pouvez avoir un espace de travail fonctionnel avant le dîner. L’essai ne demande aucune carte de crédit.
• Page de réservation publique incluse. Vos clients réservent directement à olivenna.com/votre-slug : multilingue, pensée pour le mobile d’abord, et si vous connectez Stripe, l’argent arrive directement dans votre propre compte Stripe.

Ce qui reste pareil :

• Vos clients réservent toujours en ligne. La page qu’ils voient est différente (la vôtre, votre image de marque), mais l’expérience est plus rapide.
• Votre décharge se signe toujours à chaque fois. Les mineurs ont toujours besoin d’un consentement parental (une seule signature d’adulte peut couvrir plusieurs mineurs).
• Vous gardez le contrôle des canaux ; si vous voulez que des réservations continuent d’entrer par FareHarbor pendant la transition, faites rouler les deux. Utilisez l’option de renvoi vers l’externe d’Olivenna pour référencer la réservation FareHarbor à l’arrivée du client.

Marche à suivre suggérée :

1. Exportez votre historique de réservations et votre liste de clients depuis FareHarbor. Gardez le fichier en lieu sûr ; c’est votre registre.
2. Inscrivez-vous à Olivenna. Configurez le matériel, les spécialistes et la décharge pendant votre essai.
3. Faites passer les nouvelles réservations directes par Olivenna pendant une semaine. Gardez FareHarbor actif pour le flux des agences en ligne.
4. Quand vous êtes prêt, pointez le lien de votre bio Instagram et de votre site vers olivenna.com/votre-slug au lieu du paiement FareHarbor.
5. Annulez FareHarbor quand aucune nouvelle réservation n’y est entrée pendant une semaine complète.

La commission FareHarbor que vous économisez en un seul mois paie souvent une année d’Olivenna.

Depuis Bookeo

Ce que vous gardez : votre historique de réservations (Bookeo s’exporte proprement), votre liste de clients, votre texte de décharge, votre catalogue de services.

Ce qui change :

• Un seul produit, pas quatre. Bookeo se divise en Appointments / Tours / Escape Rooms / Classes ; vous en choisissez un à l’inscription. Olivenna est un seul produit qui couvre locations, leçons, cours, visites guidées et services dans un seul flux de travail, avec une fiche client qui connaît la taille, le poids, le niveau et l’aisance en eau, et un registre de matériel qui suit l’état et les incidents.
• Multiactivité dès le premier jour. Surf, randonnée, yoga, vélo, plongée en apnée, planche à pagaie, jeu d’évasion, soin, visite guidée. Olivenna les traite comme des types de plein droit, chacun avec les bons champs. Bookeo peut être configuré pour n’importe lequel, mais c’est vous qui faites la configuration, un sous-produit à la fois.
• Page de réservation publique incluse. Bookeo a aussi des pages de réservation ; celle d’Olivenna est multilingue (EN/PT/ES/FR), hébergée par Olivenna à olivenna.com/votre-slug, et rattachée aux mêmes données que votre équipe utilise.

Ce qui reste pareil :

• Aucuns frais par réservation dans les deux outils ; les deux sont de purs abonnements.
• Annulation en libre-service, aucun contrat.

Marche à suivre suggérée :

1. Exportez vos réservations, vos clients et vos services depuis Bookeo.
2. Dans Olivenna, créez vos catégories de matériel correspondant à vos « services » Bookeo.
3. Ajoutez vos spécialistes : le « staff » de Bookeo correspond proprement à la liste des spécialistes d’Olivenna.
4. Reproduisez votre décharge depuis la page Waivers, via Edit waiver template.
5. Faites rouler les deux en parallèle pendant une semaine. Quand le tableau de bord d’Olivenna vous semble familier, changez le lien de votre page de réservation.

Si vous utilisiez surtout Bookeo pour la page de réservation, le remplacement de cette page est le changement le plus visible pour vos clients. Rien d’autre ne change dans leur façon de réserver.

Depuis Checkfront

Ce que vous gardez : votre historique de réservations, votre liste de clients, votre décharge, votre catalogue de services.

Ce qui change :

• Le prix. Olivenna, c’est 39 $ US par mois, prix fixe, sans commission. Comparez avec votre forfait Checkfront actuel et les frais par réservation qui s’y ajoutent.
• La portée. Checkfront est large (campings, locations, visites guidées, prêt de matériel, cours), et la configuration s’en ressent. Olivenna est étroit volontairement : locations et créneaux de service, deux primitives, un seul flux de travail.
• La vitesse d’installation. Les implantations Checkfront s’étalent couramment sur plusieurs semaines. La cible d’Olivenna est de moins de 30 minutes jusqu’à la première réservation.
• Pensé pour le mobile d’abord. L’application mobile de Checkfront est fonctionnelle, mais le produit est ancré sur l’ordinateur. La surface principale d’Olivenna, c’est le téléphone.
• Page de réservation publique incluse. Multilingue, à votre image, hébergée par Olivenna.

Ce qui reste pareil :

• Les deux sont uniquement par abonnement, sans frais par réservation.
• Les deux vous laissent personnaliser le parcours de réservation par service.

Marche à suivre suggérée :

1. Faites coïncider le changement avec une date de renouvellement ; les contrats Checkfront sont généralement mensuels, donc c’est souple.
2. Exportez tout de Checkfront avant le renouvellement : réservations, clients, services, texte de décharge, réglages.
3. Installez Olivenna en parallèle. La correspondance Checkfront → Olivenna est simple : un « item » Checkfront devient soit un article de matériel Olivenna (si c’est une chose qui se loue), soit un type d’activité (si c’est une expérience menée par un spécialiste).
4. Faites rouler les deux une semaine côte à côte. Guettez tout ce dont vous dépendez dans Checkfront et qu’Olivenna ne fait pas, et dites-le-nous. Nous préférons entendre parler d’un manque avant votre migration plutôt qu’après.
5. Annulez Checkfront au renouvellement.

L’écart de prix à lui seul tourne autour de 70 $ US par mois (840 $ US par année) qui reviennent à votre résultat net.

Depuis le papier, les chiffriers ou le système maison

C’est le point de départ le plus courant. La plupart des petites entreprises à qui nous parlons gèrent leurs réservations sur un tableau blanc, une feuille Google, des feuilles d’inscription papier et des fils WhatsApp. Il n’y a pas de migration à faire : vous ne changez pas d’outil, vous commencez.

Ce que vous y gagnez :

• Un seul endroit pour tout. Matériel, séances, personnes, clients, décharges, réservations. Fini de sauter entre WhatsApp et un chiffrier pour savoir qui vient à 14 h.
• De vraies décharges. Signées numériquement sur le téléphone du client ou sur le vôtre, conservées avec la réservation, récupérables plus tard pour l’assurance. Fini le « est-ce qu’il a signé cette saison ? ».
• Une page de réservation publique. Mettez le lien dans votre bio Instagram. Vos clients réservent dans leur langue, sur leur téléphone, à minuit, quand personne n’est à la réception.
• Des courriels automatiques. Confirmation, rappel la veille, modification ou annulation. Vous arrêtez de les taper à la main sur WhatsApp.
• Du matériel suivi correctement. État, incidents, photos à la remise, et une section Retired qui garde l’historique du matériel que vous avez mis hors service. Le genre de registre que vous vous promettiez de tenir.

Ce qui reste pareil :

• WhatsApp reste l’endroit où vos clients vivent. Olivenna n’essaie pas de remplacer WhatsApp ; il envoie des courriels transactionnels et vous laisse continuer d’utiliser WhatsApp pour la conversation humaine. (Les notifications par SMS sont prévues en V2 et nous ne sommes pas encore dans l’API de WhatsApp.)
• Votre façon de mener votre entreprise ne change pas. Les appels, les discussions, le « laissez-moi vous trouver une planche » : tout ça reste vous. Olivenna est la couche de données en dessous.

Marche à suivre suggérée :

1. Choisissez une activité pour commencer. La plus occupée. Celle où une réservation manquée fait le plus mal.
2. Inscrivez-vous à Olivenna. Sautez l’assistant si vous voulez ; vous remplirez plus tard.
3. Ajoutez 3 à 5 pièces de matériel (les plus louées). Ajoutez votre spécialiste. Modifiez la décharge.
4. Prenez une vraie réservation dans Olivenna aujourd’hui. Une seule. Au comptoir, comme vous le feriez normalement.
5. Demain, prenez-en trois. D’ici la fin de la semaine, prenez-les toutes.
6. Vers la semaine 2, partagez le lien de votre page de réservation publique et laissez un ou deux clients réserver eux-mêmes.
7. D’ici la fin du premier mois, le chiffrier est en lecture seule et le tableau blanc sert aux conditions de surf, plus aux réservations.

On ne migre pas depuis le papier. On le remplace graduellement, une réservation à la fois. Les entreprises qui basculent le plus vite abordent ça comme l’apprentissage d’un nouvel équipement : on l’essaie une fois, puis deux, puis c’est simplement comme ça qu’on fait.

Vous venez d’ailleurs ?

Écrivez à hello@olivenna.com avec le nom de l’outil. Nous écrirons un guide s’il y a assez de demande, ou nous vous accompagnerons directement dans la migration.

Vous n’avez pas trouvé votre réponse ? Écrivez à hello@olivenna.com ou utilisez la bulle de message dans l’application. Langage clair, réponse en général en un jour ouvrable. Les 50 premières entreprises ont le fondateur en direct.